با بروز تحولات سریع محیطی در عرصه سازمان ها، نظیر استفاده از فناوری اطلاعات و شبکه های جهانی که موجب سهولت در جریان اطلاعات در سطوح گوناگون سازمانی است، عنصر خلاقیت و دانش به عنوان عنصر برتری بخش در رقابت مطرح شده است. امروزه سازمان ها کمتر به جلب اطاعت اعضای خود از طریق اجبار مایل اند و بیشتر به درونی کردن تعهد و افزایش اعتماد روی آورده اند.
امروزه دغدغه اصلی سازمان ها به کارگیری هر چه بیشتر نیروهای انسانی به عنوان مهمترین منابع سازمان در جهت اهداف سازمانی است. در جهان رقابتی اگر سازمان ها نتوانند افراد متعهد و دلسوزی برای سازمان خود به کار گیرند، قطعاً سرنوشتی جز شکست در مقابل دیگران برای آنها رقم نخواهد خورد. نیروی انسانی به عنوان مهمترین منابع سازمان و در عین حال به عنوان حساس ترین منبع، همواره بحث اصلی مکاتب علمی مدیریت بوده است. در دهه اخیر، داشتن قدرت رقابت در مقابل دیگران، نه تنها مستلزم داشتن فناوری جدید است، بلکه نیروی انسانی متعهد و شایسته، به عنوان وزنه ای بسیار سنگین، در کفه ترازوی رقابت قرار دارد. تواناسازی کارکنان تکنیک جدیدی است برای افزایش بهره وری از طریق بالا بردن تعهد نسبت به سازمان. به شرطی که مدیریت توازن و ترکیب مناسبی بین کنترل و آزادی کارکنان به وجود آورد.
در اغلب فرهنگ لغت ها، از توانمندسازی یا تواناسازی به عنوان تفویض اختیار با اعطای قدرت قانونی به سایرین تعبیر شده است ولی در اصطلاح از نظر دانشمندان مختلف تعاریف متفاوتی شده است که به مهمترین آنها اشاره می شود:
- توانمند سازی، واگذاری اختیارات رسمی و قدرت قانونی به کارکنان است؛
- توانمندسازی فرایند توسعه است، باعث افزایش توان کارکنان برای حل مشکل، ارتقای بینش سیاسی و اجتماعی کارکنان شده و آنان قادرند عوامل محیطی را شناسایی و تحت کنترل بگیرند؛
- توانمندسازی اعطای اختیار تصمیم گیری به کارکنان به منظور افزایش کارایی آنان و ایفای نقش مفید در سازمان است .
- توانمند سازی، محیطی را به وجود می آورد تا کارکنان بتوانند با اختیارات بیشتر کار کرده و در فرایند تغییر و بهبود تولید نقش داشته باشند، نیازشان به سرپرست مستقیم کاهش یافته و در تحقق اهداف سازمان مشارکت داشته باشند.
- توانمندسازی تبدیل نیروی کار جسمی به نیروی فکری است؛
- توانمندسازی فرایندی است که موجب رشد کارکنان می شود. کارکنان توانمند قادرند راه حل های مناسب برای حل مشکلات پیدا کنند؛
- توانمندسازی با اعمال فشار مدیران و دستور العمل ها تحقق نمی یابد. بلکه فرایندی است که لازمه اش پذیرش فرهنگ توانمندسازی و مشارکت کارکنان است؛
- توانمند سازی فرایندی است که در آن شرایط برای توانمندی فراهم است. اطلاعات از جنبه های مختلف تجزیه و تحلیل، اهداف روشن، تصمیم گیری ها دارای مرزبندی و فعالیت کارکنان از کارایی بالا برخوردار است. ملاک صلاحیت و شایستگی کارکنان برای ارتقا، بستگی به میزان مهارت و دانش و توانایی دارد. در توانمندسازی سبک رهبری مرشد سالاری بوده و با حمایت از کارکنان آنان را در پذیرش ریسک تشویق می کنند.
- توانمندسازی یعنی، واگذاری اختیارات رسمی، تفویض قدرت به کارکنان تا بتوانند در تحقق اهداف سازمان سهیم باشند؛
- توانمندسازی، قدرت اتخاذ تصمیم گیری در چارچوب مرزهای مشخص است.
سه مفهوم توانمندسازی کارکنان
در اغلب منابع، توانمندسازی کارکنان در سه مفهوم به کار رفته است:
۱. با تفویض اختیار دادن و قدرت تصمیم گیری به زیردستان مترادف است.
- یک عامل انگیزشی است که از طریق احساس خودکارآمدی افراد افزایش می یابد.
- مفهومی روان شناختی است که به حالات، احساسات و باور افراد به شغل و سازمان مربوط می شود و فرایند افزایش انگیزش درونی است.
کانگرو و کانانگو دلایل زیر را برای توجه بیشتر به توانمندسازی بر می شمرند:
– مطالعات مهارت های مدیریت نشان می دهد که توانمندسازی زیردستان بخش مهمی از اثر بخشی سازمانی و مدیریتی است.
– تجزیه و تحلیل قدرت و کنترل در سازمان ها حاکی از این است که سهیم کردن کارکنان در قدرت و کنترل، اثر بخشی سازمانی را افزایش می دهد.
– تجربیات تشکیل گروه در سازمان دلالت بر این دارد که راهبردهای توانمندسازی کارکنان در ایجاد و بقای گروه نقش مهمی دارد .
باون و لاولر مزایای توانمندسازی کارکنان در سازمان های خدماتی را به این شرح توصیف می کنند:
- کارکنان توانمند در حین ارائه خدمات، به نیازهای مشتریان پاسخ های سریع و به موقع می دهند.
- افراد توانا، به مشتریان ناراضی پاسخ های سریع و به موقع می دهند.
- کارکنان توانمند نسبت به خود و شغلشان احساس بهتری دارند.
- کارکنان توانا با مشتریان به گرمی و آغوش باز ارتباط برقرار می کنند.
- کارکنان توانمند می توانند منبع بزرگی از اندیشه های خدماتی باشند.
لانچارد فرایند توانمندسازی را در سه مرحله خلاصه کرده است :
۱- تسهیم اطلاعات: که به کارکنان اجازه می دهد موقعیت های سازمان خود را بشناسند و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. تسهیم اطلاعات با اعتماد سازی در سازمان و شکستن تفکر سلسله مراتبی سنتی آغاز می شود و در نتیجه موجب افزایش احساس مسئولیت پذیری کارکنان می شود.
۲- خود مختاری و استقلال کاری در سرتاسر حد و مرزهای سازمان : حد و مرزهای سازمان از طریق مقصد ( چرا کار می کنید؟ )، ارزشها ( چه چیز راهنمای عمل شماست؟) ، تصورات (تصور شما از آینده چیست ؟) ، اهداف ( چه چیز، چه وقت، کجا ، چطور و چرا انجام می دهید؟)، نقش ها (شما که هستید ؟) و سیستم و ساختار سازمانی ( کاری که شما انجام می دهید چطور مورد حمایت قرار می گیرد؟) مشخص می شود.
۳- جایگزین کردن تیمهای خود گردان به جای سلسه مراتب ها : هرگاه گروهی از کارکنان با مسئولیت های ویژه برای فرایند کار و تولید انتخاب می شوند، از شروع تا پایان کار برنامه ریزی و اجرا می کنند، همه چیز را مدیریت می کنند و مسئولیت را به صورت مساوی و عادلانه تقسیم می کنند. مزیت تیم های خودگردان در فراهم کردن رضایت شغلی، تغییر نگرش ، تعهد کاری ، برقراری ارتباط بهتر میان کارکنان و مدیران، اثر بخشی بیشتر فرایندهای تصمیم گیری ، بهبود و پیشرفت عملیات، کاهش هزینه ها و بهره وری سازمان خلاصه می شود.
¨ اقدامات عملی برای توانمند کردن کارکنان از طریق روش های زیر تحقق می یابند :
۱- نشان دادن تعهد رهبر :
- تفکر استراتژیک در مورد حوزه هایی که نوآوری در آنها موجب بهبود یافتن فعالیت ها می شود.
- سازماندهی مجدد و منسجم کردن عملیات و افزایش هماهنگی فعالیت ها.
- ایجاد یک جواعتماد و برقراری ارتباطات صادقانه .
- هدف مند بودن سرمایه گذاری ها و فراهم سازی مشوق ها برای تسهیل تغییرات .
- مشارکت در فعالیت ها جهت محک زدن موفقیت های سازمان .
- مورد استفاده قرار دادن یک سیستم باز خورد عملکرد با گردش ۳۶۰ درجه .
۲- مورد توجه قرار دادن منافع کارکنان:
- اعتمادسازی در یک محیط مبتنی بر همکاری.
- مشارکت دادن کارکنان در اتخاذ تصمیمات، قبل از اخذ تصمیم نهایی.
۳- آموزش کارکنان جهت افزایش دانش، مهارت و توانایی های آنان :
- ارائه ترکیبی ازآموزش های رسمی و ضمن خدمت برای کارکنان
- آموزش شیوه های جدید فعالیت در تیم و تیم سازی
- توجه به سرمایه گذاری در زمینه آموزش در هر برهه از زمان
۴- به کارگیری تیم های کیفی :
- ایجاد تیمی از کارکنان که فعالیت های چندگانه را در سطوح مختلف بر عهده بگیرند. (اعضای تیم لازم است از سطوح مختلف سازمانی باشند.)
- واگذاری مسئولیت ها به تیم و اعضای آن.
- مشارکت کارکنان در برنامه ریزی و تسهیم اطلاعات عملکردی:
- در اختیار قرار دادن اطلاعات عملکردی در سرتاسر سازمان از طریق شیوه های مختلف مانند چارت، نمودار، خبرنامه.
- قرار دادن اطلاعات عملکردی از طریق تشکیل جلسات.
- نظرسنجی از کارکنان در مورد مسیرهای تغییر در سازمان.
۶- تفویض اختیار:
- حذف بخشی از رده های نظارتی.
- فراهم سازی زمان بیشتر برای مدیران جهت تمرکز بر مشکلات و موضوعات و خطی مشی های سازمانی.
- ایجاد یک موقعیت جدید جهت اعمال اقتدار و اختیار مناسب و شایسته برای کارکنان.
